”Vi är en viktig länk mellan förskolan och ledningsteamet”

Uppdraget som platsansvarig kräver ett helhetstänk, en stor portion barnfokus och en god förmåga att organisera och fatta beslut. Det vet Jessica Rudholm och Ljiljana Pejic som tillsammans fungerar som en viktig länk mellan ledningsteamet och den dagliga verksamheten på förskolan Baldersro i Haninge.

Det är måndag morgon och klockan är några minuter över nio. De platsansvariga pedagogerna Jessica Rudholm och Ljiljana Pejic har just startat morgonmötet på förskolan Baldersro i Haninge. Tillsammans ska de se över vilka pedagoger och barn som är närvarande och hur arbetet på förskolan behöver organiseras under dagen.

– Om det bara är en pedagog borta tar vi inte in någon vikarie utan försöker i stället organisera oss lite annorlunda i huset. I dag kommer vi till exempel att fråga två barn om de vill vara gäster på en annan avdelning. Vi räknar alltid på nyckeltal och strävar efter att antalet barn per pedagog ska vara stabilt, berättar Jessica.

Helhetsperspektiv på hela förskolan
Uppdraget som platsansvarig är ganska nytt för både Jessica och Ljiljana. Båda två har haft rollen sedan i somras och trivs bra med sina nya arbetsuppgifter. Utöver att vara pedagoger på sina avdelningar ska de även tillsammans ha ett helhetsperspektiv och se till att det dagliga arbetet flyter på hela förskolan.

Ljiljana, som arbetar med de lite yngre barnen, förklarar att hon och Jessica har hand om olika delar av platsansvaret eftersom förskolan är stor till både ytan och antalet barn.

– Vi har delat upp förskolan i två delar där jag har ett särskilt ansvar för den sida där de yngre barnen går, medan Jessica har ansvar för den sida av förskolan där de äldre barnen går. Jag lägger även personalschemat och brukar för det mesta visa nya eller intresserade föräldrar runt på förskolan, säger hon.

Länken mellan förskolan och ledningsteamet
Förskolan Baldersro styrs av ett ledningsteam precis som alla förskolor i Pysslingen Förskolor. När teamet inte är på plats får Jessica och Ljiljana ibland i uppdrag att vidarebefordra information från cheferna till medarbetarna.

– Det kan till exempel vara information om att ett nytt barn ska börja hos oss. Då får vi ett mejl där det står vad barnet heter och när det ska börja. Nästa steg för oss är att vi informerar de pedagoger som ska ta emot barnet som i sin tur tar kontakt med barnets föräldrar för att hälsa dem välkomna, berättar Ljiljana.

Jessica och Ljiljana för även information tillbaka till ledningsteamet. I samband med lönerapporteringen varje månad skickar de till exempel in en frånvarorapport som blir ett viktigt underlag för att lönerna ska kunna betalas ut korrekt.

– Vi är en viktig länk mellan förskolan och ledningsteamet, konstaterar Jessica.

Morgonmöte en daglig rutin
Morgonmötet är en stående punkt för Jessica och Ljiljana. I en varsin pärm för de protokoll över vilka som öppnar, stänger och är frånvarande varje dag. I pärmen skriver de meddelanden till sina kollegor eller kommer med förslag på lösningar när någon kollega är sjuk eller vabbar. Pärmarna är synliga för alla pedagoger på förskolan.

– Alla som arbetar här på Baldersro har ett ansvar att titta i pärmarna varje dag. Vi skriver även upp all information på en stor tavla i personalrummet. På så vis blir det överskådligt vad som sker under en vecka, säger Ljiljana.
Ibland kommer kocken Thomas till morgonmötet för att informera om någon ändring i matsedeln.

– Det kan även hända att han vill påminna om något som han tycker att vi slarvar med, till exempel att lägga besticken i blöt när vi ätit, säger Jessica med ett skratt.

Barnfokus framför allt
Att få allas behov uppfyllda och att känna sig tillräcklig, är den största utmaningen i platsansvariguppdraget tycker både Jessica och Ljiljana. De berättar att de alltid försöker lyssna in sina kollegor och låta dem komma med konkreta förslag på lösningar, men att de ibland också behöver fatta beslut som kanske inte gillas av alla.

– Vi kan inte alltid motivera eller förklara i detalj hur vi har tänkt, utan ibland behöver våra kollegor lita på att vi gör det som är bäst för barnen och för hela förskolan. Vi ser alltid till helheten och har ett väldigt starkt barnfokus, säger Jessica.

Ett professionellt förhållningssätt
En viktig del i uppdraget som platsansvarig är att stötta kollegor i det dagliga arbetet. Då behöver man kunna vara positiv och diplomatisk.

– Frågorna som vi får av våra kollegor är av skiftande karaktär. De kan handla om alltifrån att titta på ett förslag på innehåll till Baldersros egen Facebooksida till att vara ett bollplank inför ett föräldrasamtal, säger Jessica.

– Eller så kan det handla om att någon har haft en liten konflikt med en kollega och kommer till oss för att få goda råd kring hur de kan lösa den på ett bra sätt, säger Ljiljana.

Både Jessica och Ljiljana tycker att det är viktigt att ha professionellt förhållningssätt gentemot sina kollegor. Som platsansvariga behöver de tänka extra på att skapa en bra relation till alla på förskolan och att bemöta dem på ett likvärdigt sätt.

– Som pedagog på min avdelning arbetar jag för att skapa en god verksamhet för barnen som går just där, medan jag som platsansvarig har ett ansvar gentemot barn och vuxna på hela förskolan. Platsansvarigfrågorna diskuterar jag inte med kollegorna på min avdelning, utan de pratar jag bara med Ljiljana om. Om mina kollegor kommer med synpunkter eller tankar kring organisationen lyssnar jag – sedan kan jag diskutera dem med Ljiljana när vi träffas på morgonmötet, säger Jessica.

God förmåga att organisera
Just nu håller gården på att byggas om på Baldersro – ett efterlängtat bygge bland såväl barn som pedagoger. Eftersom saker ska levereras och flyttas runt utomhus hjälper Jessica och Ljiljana till att organisera barngrupperna så att verksamheten kan flyta som vanligt trots byggarbetet.

– Att vara platsansvarig kräver en god förmåga att organisera sig själv och andra. Du behöver också ha en förmåga att hantera stressiga situationer och kunna ta snabba beslut, säger Ljiljana.

En timme i veckan har Jessica och Ljiljana kontorstid. Då tar de tag i frågor som de inte har hunnit med. Ljiljana kanske justerar någon del i schemat medan Jessica bokar vikarier.

– Jag har ett block som jag skriver upp allt i under dagen så att jag inte glömmer viktiga saker. Det händer att vi får frågor från kollegor när vi är mitt uppe i något annat. Då brukar jag anteckna dem så att jag kan ta tag i dem senare. Anteckningsblocket har verkligen hjälpt mig jättemycket, säger Jessica.

Koll ute på gården
Klockan närmar sig halv tio och både Jessica och Ljiljana ska snart bege sig tillbaka till sina avdelningar där barnen är på väg ut till gården. Även utomhus har Jessica och Ljiljana särskild koll på att förskolans verksamhet löper på som den ska.

– Som platsansvarig håller jag ett extra öga på hur vi bemöter barn och föräldrar på gården. Jag kikar på hur vi organiserar oss och att pedagoger är utspridda. Om jag ser att några barn leker utan vuxen går jag dit eller ber någon av mina kollegor att göra dem sällskap, säger Jessica.

– Gården är vårt skyltfönster, och vi behöver alltid tänka på hur vi framstår i andras ögon. Om jag till exempel behöver ringa till något barns föräldrar brukar jag försöka att gå undan litegrann. Jag vet ju att jag ringer ett viktigt samtal, men för någon som bara går förbi på gatan kan det se illa ut att jag pratar i telefon, säger Ljiljana.

Rutin för att ta emot vikarier
Bemötandet är en viktig fråga för de som är platsansvariga, något som Jessica och Ljiljana tänker mycket på när de tar emot och introducerar vikarier.

– Vi vill skapa ett trevligt välkomnande och vara tydliga med våra förväntningar, eftersom vikarierna är så värdefulla i vår verksamhet, säger Jessica och fortsätter:

– Vi har en bra rutin när vi tar emot nya vikarier. De får en egen namnskylt av oss, och så informerar vi dem om var de ska anteckna sina arbetade timmar. Jag brukar även berätta för dem att det är viktigt att de är aktiva pedagoger. Vi kan inte stå på sidan och bara vakta utan behöver vara närvarande i deras lekar och aktiviteter.


Fakta: Så styrs våra förskolor
Varje förskola styrs av ett ledningsteam som i regel består av fyra personer: förskolechef, biträdande förskolechef, utvecklingschef och intendent. På varje förskola finns även minst en platsansvarig som är en viktig länk mellan förskolan och ledningsteamet. Varje ledningsteam har 4–6 förskolor i sitt förskoleområde. Tack vare den här organisationen har alla medarbetare på den enskilda förskolan tillgång till olika ledningskompetenser för stöd och hjälp, där beslut ofta tas med korta ledtider.

Senast uppdaterad: 2017-11-06